Datenschutzinformationen für die E-Learning-Plattform “ilias“

Begriffe

Für die Zwecke der nachfolgenden Datenschutzinformationen gelten die folgenden Begriffe, wobei sich alle Personenbezeichnungen auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen beziehen und stets mit dem Zusatz “m/w/d” zu verstehen sind:

1. Verantwortliche. Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist der Bundesverband der Energie- und Klimaschutzagenturen Deutschlands (eaD) e.V., Fasanenstraße 85, 10623 Berlin, E: info@energieagenturen.de, T: +49 (0) 30/29 33 30 – 66, F: +49 (0) 30/29 33 30 – 99, Vorstandsvorsitzender: Marko Mühlstein, Datenschutzbeauftragte: STANHOPE Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, request@thenextstanhope.de.

2. Betroffene. Betroffene sind alle natürlichen Personen, die die E-Learning-Plattform „ILIAS“, die die Verantwortliche anbietet, nutzen.

3. Personenbezogene Daten. Das sind alle Informationen, die mittelbar oder unmittelbar Rückschlüsse auf natürliche Personen, mithin menschliche Wesen zulassen.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten. Das ist jedweder aktive oder passive Umgang mit personenbezogenen Daten, von der Erhebung über die Kernverarbeitung bis zur Löschung.

5. Einwilligung. Das ist eine nachweisbare Willenserklärung, mit der die Betroffenen einer konkreten Datenverarbeitung freiwillig und vorab zustimmen.

Hinweise an die Betroffenen

(1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für die Verantwortliche zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

(2) Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (vgl. Begriffe / Verantwortliche).

(3) Beruht die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse, mithin auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (vgl. Begriffe / Verantwortliche). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet.

(4) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt.

(5) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird.

(6) Sofern nachfolgend eine Datenverarbeitung beschrieben wird, heißt das nicht, dass die Betroffenen einen irgendwie gearteten Anspruch auf die damit verbundenen Handlungen haben (z.B. Medienaufnahmen, Bewertungen). Die Ansprüche des Betroffenen ergeben sich aus den Absätzen 1 bis 3 dieses Abschnitts. Die nachfolgend dargestellten Datenverarbeitungen beschreiben nur mögliche Handlungsweisen, die aber nicht auf alle Betroffenen zutreffen.

(7) Sofern personenbezogene Daten an Stellen außerhalb der Europäischen Union übermittelt (Drittland) werden, muss die Verantwortliche ergänzende Schutzgarantien nach Artikel 44 ff. DSGVO mitteilen. Beruft sich die Verantwortliche auf

· Artikel 45 DSGVO, bedeutet dies, dass die empfangende Stelle in einem Land, Gebiet oder spezifischen Sektor sitzt, zu dem die EU-Kommission beschlossen hat, dass es ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.

· Artikel 46 DSGVO i.V.m. EU-Standardvertragsklauseln beruft, bedeutet dies, dass sich die empfangende Stelle vertraglich dazu verpflichtet hat, die Grundsätze des EU-Datenschutzrechts zu achten und dies auf Grundlage eines Mustervertrages der EU-Kommission.

· Artikel 47 DSGVO beruft, bedeutet dies, dass die empfangende Stelle sich verbindlichen, internen Datenschutzvorschriften unterworfen hat, die von einer in der EU sitzenden Aufsichtsbehörde genehmigt wurden.

· Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO beruft, bedeutet dies, dass die Betroffenen in Kenntnis aller Risiken der Datenübermittlung in ein Drittland zugestimmt hat.

Erwartbare Standarddatenverarbeitung

Veränderungen bei der Datenverarbeitung

Sofern die Verantwortliche die Art und Weise der Datenverarbeitung verändert, insbesondere neue Empfänger einsetzt, wird sie die Betroffenen per E-Mail über die Veränderung informieren; dies, indem sie die aktualisierten Datenschutzinformationen übermittelt. Zweck ist die Erfüllung der Transparenzpflichten nach der DSGVO (Artikel 12 bis 14 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

Ansprüche, Rechte und Konflikte im Vertragsverhältnis

(1) Sofern die Betroffenen ihre Rechte nach der DSGVO oder anderen rechtlichen Vorschriften (einschl. vertragliche Ansprüche) geltend machen, verarbeitet die Verantwortliche die Daten, um diese Ansprüche zu prüfen und ggf. zu erfüllen. Zweck ist die Prüfung von bzw. die Reaktion auf die Ansprüche, einschließlich der Erfüllung oder Zurückweisung der Ansprüche. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus der Natur des jeweils geltend gemachten Rechts folgt.

(2) Im Fall eines rechtlichen Konflikts zwischen den Betroffenen und der Verantwortlichen werden die Daten verarbeitet, um entsprechende Erklärungen abzugeben (z.B. Geltendmachung von Forderungen) und ggf., um einen externen Rechtsrat einzuholen. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Name, Kontaktdaten, sämtliche Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem rechtlichen Konflikt stehen. Die Verarbeitung dient der Wahrnehmung externer, rechtlicher Beratung/Betreuung sowie Ausübung eigener Rechte der Verantwortlichen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus den vorgenannten Zwecken folgt.

Aufbewahrung und Löschung

(1) Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses werden alle vorgenannten Daten, die noch gespeichert werden, aufbewahrt. Insoweit hinsichtlich der Aufbewahrung ergeben sich Zweck und Rechtsgrundlage aus der unten stehenden Auflistung der Aufbewahrungszeiträume (Absatz 2)

(2) Es gelten folgende Aufbewahrungszeiten:

· Interne Aufzeichnungen, die keine Buchungsbelege sind (z.B. Jahresabschlüsse), sind 10 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.

· Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.

· Daten der geschäftlichen Kommunikation (z.B. Kundenbriefe) und sonstige steuerrelevante Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalender Jahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Die Verarbeitung dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB.

· Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen datenschutzrechtliche Ansprüche gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB) und ergänzend aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. Artikel 83 DSGVO).

· Daten, die entstehen, wenn die Betroffenen sonstige Ansprüche gegenüber der Verantwortlichen geltend machen, werden für drei Jahre aufbewahrt, beginnend mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem der Verantwortliche hierauf reagiert. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften für Schadenersatzansprüche (§§ 195, 199 Absatz 1 BGB).

· Daten, die auf einer Einwilligung beruhen, sind bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. bis zum Wegfall des mit der Verarbeitung verbundenen Zwecks aufzubewahren, je nachdem, was früher eintritt. Die Aufbewahrung dient dem mit der Einwilligung verbundenen Zweck und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

· Daten, die die Erteilung der Einwilligung beweisen, sind 2 Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Zeitpunkt des Widerrufs der Einwilligung oder des Wegfalls des Zwecks, je nachdem, was früher eintritt. Die Verarbeitung dient der Wahrung des Interesses, sich gegen Ansprüche zu verteidigen und beruht auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt. Die Dauer des berechtigten Interesses folgt aus den Verjährungsvorschriften des Ordnungswidrigkeitenrechts (§ 31 Absatz 2 Ziffer 1 OWiG i.V.m. Artikel 83 DSGVO).

Außergewöhnliche Datenverarbeitung

Externes Webhosting

Die Verantwortliche setzt einen externen Webhoster ein, der die Internetseite darstellt und die dafür technisch erforderlichen Daten verarbeitet. Hierbei verarbeitet sie die folgenden Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT), Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, jeweils übertragene Datenmenge, Internetseite, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware. Zweck ist die Darstellung der Internetseite. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse aus dem o.g. Zweck folgt.

Auf dieser Internetseite haben die Betroffenen die Möglichkeit, sich für die Nutzung eines internen E-Learning-Bereichs zu registrieren, sich anschließend darin einzuloggen und sich schlussendlich wieder abzumelden. Wenn sie sich zum internen Bereich registrieren, erhebt die Verantwortliche dabei die Daten, die die Betroffenen im Rahmen des Registrierungsprozesses angeben (in der Regel: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort, Rolle im Projekt - z.B. “Admin”, “Stromsparhelfer*in”, „Trainer*in“ -, Standortzuweisung/Regionen). Innerhalb des internen Bereichs registriert die Verantwortliche Handlungen der Betroffenen, soweit dies erforderlich zur Bereitstellung des internen Bereichs mit seinen Funktionen erforderlich ist (je nachdem, was die Betroffenen bereitstellen: Profilbild, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Anrede, IP-Adresse - für Sicherheitszwecke, z. B. Login-Protokollierung -, Kommentare oder Bewertungen zu Lernmaterialien, Anmeldung/Teilnahme an Schulungen, Nachrichten an andere Nutzer*innen (es existiert ein internes Nachrichtensystem). Zweck ist die Bereitstellung der E-Learning-Inhalte. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO.

Videos

Auf der Internetseite sind Plugins eines Videoportals eingebunden. Bei jedem Aufruf einer Seite, die ein oder mehrere Videoclips anbietet, wird eine direkte Verbindung zwischen dem Browser der Betroffenen und einem Server des Videoportals hergestellt. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Hierbei werden die folgenden Daten verarbeitet: cookie-basierte Daten, die folgende Informationen transportieren: (1) Information, dass die Betroffenen diese Internetseite (ggf. auch die konkrete Unterseite) besucht haben, (2) Information, dass ein bestimmtes Video angeklickt wurde. Weitere Details befinden sich unten bei den Angaben zu den Drittanbietern. Zweck sind Darstellung von Videos, die Optimierung dieser Internetseite und die verbesserte, werbliche Ansprache der Betroffenen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Empfänger

Behörden der Finanzverwaltung:

Als Empfängerkategorie werden die Behörden der Finanzverwaltung benannt, die zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen auch personenbezogene Daten der Betroffenen erhalten, etwa in steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Dokumenten.

Gerichte:

Als Empfängerkategorie werden Gerichte benannt, die in Wahrnehmung berechtigter Interessen der Verantwortlichen auch personenbezogene Daten der Betroffenen erhalten, etwa in gerichtlichen Auseinandersetzungen (z.B. Kündigungsschutzklage, Schadenersatzklage, …)